Implementasi Arsip Elektronis

Ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan sebelum organisasi mengimplementasikan program pengarsipan secara elektronis, antara lain:

1.                   Mengevaluasi kebutuhan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan sebelum mengimplementasian manajemen arsip elektronis adalah.

v  Berapa banyak dokumen yang harus disimpan oleh system, termasuk dokumen yang ada sekarang dan dokumen yang akan ditambahkan pertahun dan pada waktu yang akan dating?proyeksi  volume dokumen yang akan dikelola akan menyediakan informasi seberapa besar media menyimpan yang akan digunakan, konfigurasi hardware maupun biaya sistem yang harus disediakan; 

v  Berapa banyak user yang akan menggunakan system? hal ini akan menyediakan informasi tentang biaya software dan spesifikasi server yang dibutuhkan;

v  Departemen apa saja yang akan menggunakan dan apakah public dapat mengakses system? Hal ini akan menjelaskan fitur khusus dan level keamanan yang dibutuhkan;

v  Masalah serius apakah yang harus dipecahkan? Isu apa saja yang harus diperhatikan guna menjadikan system lebih mudah dan sfisien sehingga meningkatkan produktivitas kerja? Hal ini akan memberikan informasi tentang pungsi apa saja yang dapat diklasifikasikan sebagai yang utama dan pilihan dari keberadaan sebuah system sertapakah modifikasi dimungkinkan untuk dilakukan pada masa yang akan dating;

v  Apakah dibutuhkan solusi temu balik atau dapat dimodifikasi sendiri oleh pengguna atau organisasi? Hal ini akan menjelaskan perlu tidaknya keberadaan konsultan, penginstall-an, training, konfigurasi, dan dukungan yang dibutuhkan;

v  Network jenis apakah yang akan digunakan – NT, NLM, LAN atau yang lainnya- dan apakah akan digunakan selamanya? Hal ini akan menjelaskan hambatan yang akan dialami sebuah netwok, konfigurasi system, dan peng-upgrade-an stasiun kerja

2.             Menskala pilot project ke solusi prusahaan. Cara terbaik yang dapat dilakukan sebuah organisasi adalah dengan melakukan pilot project di sebuah unit atau divisi kerja. Biasanya hal ini dimulai pada department kearsipan, namun juga bisa dimulai pada department yang lain dengan melakukan pilot project akan dapat mengoptimalkan system dan prosedur yang akan dibangun dan diimplementasikan ke seluruh bagian organisasi.

3.             Instalasi. Langkah pertama dalam pengimplementasikan adalah inspeksi yang dilakukan oleh vendor softwer maupun konsultan IT guna melihat penempataan, men-setting, dan mengkoneksikan hardwer secara tepat serta mengidentifikasi masalah yang akan dihadapi sehingga jaringan yang akan dibangundapat digunakan sebagaimana yang diharapkan. Setelah konektivitas dilakukan, instalasi software imaging system akan dilakukan padaserver dan unit kerja. Hal tersebut untuk memastikan apakah semuanya dapat beroprasi sebagaiman mestinya dengan didampingi oleh personil IT.

4.                   Training. program platihan harus memperhatikan kepentingan pengguna. Ada 4 hal yang perlu diperhatikan:

v    End user. Dilakukan dengan mengajari end user (pengguna) dasa-dsar pengguan system sehari-hari pada computer masing-masing. Training yang dibutuhkan tergantung pada familiaritas pengguna dengan program computer yang akan digunakan. System yang user friendly dengan prubahan yang minimal akan menjadikan pengguna lebih cepat bradaptasi;

v   System administrasi. Untuk memastikan system berjalan dengan lancar, sangat penting untuk melatih beberapa orang secara khusus mengenai bagaimana mengelola system pengarsipan elektronis;

v   Konsultasi. Hal ini memungkinkan adanya bantuan dalam mengembangkan hal-hal yang bersipat setrategis dalam mentransfer arsip kertas dan meng-indeks-nya ke dalam arsip elektronis. Lama waktu training tergantung pada kompleksitas system yang akan dibangun;

v   Pengawas implementasi. Hal ini mencakup pengawas terhadap pegawai yang berkaitan dengan arsip elektronis, selain memberikan rasa aman dan nyaman karena mereka didampingi oleh tenaga ahli yang berwenang dalam mengambil keputusan, jika diperlukan.

5.                   Isu-isu hukum. Karena arsip elektronis sudah banyak digunakn, maka banyak dibuat hukum untuk mengantisipasi penggunanya. Di banyak Negara maju, kantor pemerintah menerima arsip jenis ini dengan syarat brikut:

v    arsip harus disimpan dalam media atau format yang tidak mungkin rusak, misalnya, CD, DVD maupun WORM;

v  sistem mempunyai control yang baik untuk menjamin keakuratan, integritas maupun realiabilitas sebuah arsip;

v  sistem harus menyediakan beberapa jenis audit trail untuk menjaga dan menditeksi pengubahan, perusakan, atau penghapusan sebuah arsip;

v  transfer arsip yang lengkap dan akurat dapat dilakukan;

v  mempunyai sistem indeks yang membantu dalam pencarian sebuah arsip;

v  sistem harus berkemampuan mencetak arsipyang dibutuhkan sebagaimana aslinya;

v  sistem harus compatible dengan sistem penyimpanan maupun software yang lain;

v  sistem mempunyai dokumentasi mengenai bagaimana sebuah softwarebekerja dan melakukan penyettingan.

Hal ini tergantung hukum di Indonesia, dan konsultasi hukum mengenai hal tersebut perlu dilakukan sebelum memplementasikan sistem pengarsipan secara elektronis.

6.                   Support and pemeliharaan. Layak nya menjaga agar mobil dapat berjalan sesuai dengan harapan, sistem ini juga membutuhkan dukungan selama operasi berjalan. Vendor harus menyediakan upgrading software secara legular dan simultan. Beberapa hal yang mempengaruhi dukungan tersebut adalah:

v  Ukuran dari sistem yang dibeli;

v  Jumlah sistem yang digunakan;

v  Misi dari sistem utama yang harus broprasi 24 jam selama 7 hari;

v  Level pengalaman personil departemen IT terhadap manjemen arsip elektronis;

v  Akses internet;

v  Perubahan terhadap jaringan computer maupun infrastruktur yang lain;

v  Turnover personil, di man pergantian personil akan memerlikan training dan hal lain yang tentunya akan memerlikan tenaga, waktu, dan biaya suatu organisasi.

Berikut adalah gambar desain sebuah arsitektur sistem arsip elektronis di sebuah organisasi yang terhubung dengan internet.

  Retensi Arsip Elektronis

Selama ini terdapat dua pendekatan dalam melakukan retensi arsip elekteronis (skupsky, 1999,) yaitu:

      Retensi dokumen tradisional,

Dengan melaporkan kata-kata yang terproses di mana dokumen ditemukan pada masing-masing departemen maupun periode retensi dokumen yang dimaksud. Namun pendekatan ini mempunyai beberapa kelemahan, yaitu:

v  Judul dokumen harus dicatat secara cepat untuk menemukan priode ritensi dokumen;

v  Dokumen serupa yang ditemukan pada departemen yang lain mungkin tridentipikasidengan nama yang lain, walaupun isi nya relative sama;

v  Jadwal retensi harus sering mungkin dimodifikasi ketika organisasi merestrukturisasi organisasinya;

v  Program pengembangan dan pemeliharaan dokumen sangat menyita waktu karena banyak judul atau nama dokumen yang harus dikelola;

      Retensi dokumen berdasarkan fungsi dan hubungan,

Merupakan pendekatan yang dikembangkan sejak akhir decade 80-an dengan menggunakan hubungan sistematis dan menghubungkan seluruh data elektronis berdasarkan fungsi organisasi atas informasi yang ada. Fungsi organisasi tersebut merepresentasikan aktivitas bisnis yang standar, seperti pemasaran, keuangan, hubungan masyarakat, hukum maupun SDM. Dengan menggunakan kode yang telah disepakati yang dicantumkan pada buku pedoman, sistem penyimpananakan menetapkan tanggal pemusnahan dokumen berdasarkan perumusan penghitungan lama priode penyimpanan.

Sistem ini juga akan menghitung ulang apabila priode retensi berubah. Ada beberapa spesifikasi yang harus diperhatikan dala metode ini:

v  Sistem penyimpanan dokumen elektronis terdiri atas modul retensi dokumen yang akan menjelaskan syarat yang diperlukan untuk meretensi dokumen;

v  Sistem ini diharuskan dapat menghubungkan dokumen elektronis dengan modul retensi;

v  Penghitungan berapa lama dokumen akan disimpan berdasarkan priode retensi dokumen Maupun rumus penghitungan yang terdiri atas;

i.          Tanggal penciptaan (creation-driven) dengan menghitung retensi berdasarkan tanggal pembuatan dokumen, misalnya 6T (6 tahun);

ii.          Tanggal kejadian (event-drive) dengan menghitung retensi berdasarkan tanggal terjadinya sebuah pristiwa, missal nya DP (dalam proses) dan SP (suda proses);

iii.         Tanpa penjelasan (indefinite) dimana dokumen tidak akan dimusnahkan hingga orang yang mempunyai otoritas akan melakukannya, missalnya FERM (dokumen permanen);

iv.        Maksimum, di mana retensi dokumen dihitung sejak dokumen buat namun pemusnahan dapat dilakukan sebelum brakhirnya priode retensi, misalnya Max3 (maksimum 3tahun penyimpanan);

v  Sistem secara dinamis dan otonomis akan menghitung priode retensi apabila ada perubahan prosedur pada buku pedoman;

v  Sistem diharapkan mampu melindungi pemusnahan dokumen yang dianggap penting, misalnya akta pendirian prusahaan, sertifikat tanah, dan sebagainya;

v  Sistem mampu mengidentifikasi dokumen yang dalam waktu dekat akan dimusnahkan;

v  Sistem akan memberi tanda terhadap dokumen yang akan dihancurkan;

v  Sistem akan secara lengkap dan aman memusnahkan dokumen yang telah disetujui untuk dimusnahkan, yang akan tergantung pada media yang digunakan untuk menyimpan dokumen;

§  Dokumen elektronis yang disimpan pada media yang dapat dihapus, harus menggunakan metode penghapusan yang aman sehingga data tidak dapat di-copy maupun dicari kembali;

§  Dokumen elektronis yang disimpan pada media yang tidak dapat dihapus, dapat dilakukan pemusnahan langsung;

v  Sistem akan mengelola informasi yang berkaitan dengan dokumen yang telah dihancurkan;

v  Sistem mampu mengamankan dokumen yang telah dihancurkan dan tidak dapat di-copy kembali;

 Problema Legalitas Arsip Elektronik

Kendala-kendala tentang legalitas Arsip elektronik adalah karena terbatasnya Peraturan Pemerintah dalam hal pemahaman yakni :

1.       Peraturan Pemerintah ini tidak mengatur legalitas untuk arsip-arsip elektronik yang pada proses awal penciptaannya menggunakan komputer.

2.       Peraturan Pemerintah ini berlaku dan diterapkan bagi dokumen arsip yang ada dan tercipta di lingkungan

 Menurut National Archives and Record Administration (NASA) USA, Arsip elektronika merupakan Arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya computer yang dapat memprosesnya. Oleh karenanya Arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai Machine-readable record.

          Arsip elektronik merupakan tipe atau jenis baru dalam khasanah tipologi arsip, dan konsekuensi logisnya bagi bidang kearsipan adalah mengupayakan arsip elektronik ini agar dapat diaplikasikan, diimplementasikan sama seperti tipe atau jenis arsip yang sudah eksis lebih lama yaitu arsip kertas. Dalam rangka upaya seperti yang dikemukakan diatas, perlu dibangun konsepsi dan pemahaman yang kuat tentang arsip elektronik, bahkan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) selaku pembina kearsipan nasional, segera membuat pedoman atau standar sistem pengelolaan arsip elektronik sehingga konsepsi dan pemahamannya berlandaskan satu regulasi yang jelas. Dilihat dari peluang arsip elektronik untuk masa yang akan datang, penulis berkeyakinan bahwa arsip elektronik ini yang akan menjadi primadona, unggulan dari beberapa tipe atau jenis arsip, dan image yang selama ini tidak baik terhadap arsip, diharapkan akan berubah menjadi baik.

Manfaat Penggunaan Arsip Elektronis

Beberapa manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektonis yang mendorong sebagian besar organisasi untuk mengimplementasikan manajemen arsip elektronis diantaranya adalah:

1.       Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.

2.       Pengindeksan yang fleksibel dan mudah di modifikasi berdasarkan prosedur yang dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.

3.       Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama file dan ditemukan nya dalam bentuk full text dokumen.

4.       Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini disebarkan karena kita hanya dapat melihat dilayar monitor atau print-nya tanpa dapat mengubah nya.

5.       Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak Lebih dari 700 lembar .

6.       Mengarsip secara digital, sehingga resiko rusak nya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital..

7.       Berbagi arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan melaui LAN atau internet.

8.       Meningkatken keamanan, karena mekanisme control secara jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otoritas relative sulit mengaksesnya.

9.       Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data kedalam media penyimpanan yang  compatible. 

Selain manfaat di atas, organisasi juga perlu mempertimbangkan hal-hal negative berikut (Skupsky, 1999):

1.       Adanya peluang untuk memanipulasi file – menciptakan, menyimpan, memodifikasi, atau menghapus – dalam segala cara;

2.       Kesulitan untuk berbagi file karena format file maupun ketersediaan jaringan atau akses untuk berbagi file dengan yang lain;

3.       Kemungkunan rusaknya file setiap saat yanpa adanya indikasi terlebih dahulu;

SUMBER

http://arwan-tabutty.blogspot.co.id/2013/08/arsip-elektronik.html

(bapusipda.jabarprov.go.id)

http://kapd.kotabogor.go.id/

Dra. Sumartini. "Pengantar Kearsipan." 1.Hasugian, M.Si, Drs.Jonner. "Pengantar Kearsipan." 2003: 6.Lastiyani, Monika Nur. http://www.bpadjogja.info/file/7be99f4a6453598511d7773b18b24439.pdf (accessed June 23, 2013).Sukoco, Badri Munir. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga, 2007.

PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS ELEKTRONIK

PENGERTIAN ARSIP ELEKTRONIK

Arsip Elektronik atau sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik. Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media. Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi. Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam media elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan lain-lain. Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan Database yang akan membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan file-file hasil alih media. Sedangkan keuntungan dari arsip elektronik adalah:

 • Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.

 • Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.

 • Kemudahan akses terhadap arsip elektronik

 • Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik.

 • Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan.

 • Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital. Sistem arsip elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip manual. Maka sistem arsip elektronik sangat tergantung dengan sistem arsip manual, dengan kata lain sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa ada sistem arsip manual.

Menurut  asalnya  arsip berasal   dari   bahasa   yunani “archivum ”yang artinya    tempat untuk   menyimpan. Sementara itu tempat penyimpanan  dokumen masa pemerintahan berada di  Balai Kota   (archeon). Dengan  demikian, arsip yang mengadopsi istilah  “archief ”dari bahasa Belanda yang ada kemiripan dengan bahasa Yunani  “achivum ”.yang mempunyai wayuh arti. Arsip disatu sisi berarti warkat yang disimpan yang wujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data statistik, film, kaset, CD, dan  sebagainya.

Perkembangan teknologi yang begitu pesat belakangan ini di satu sisi mempunyai dampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia dalam melaksanakan berbagai kegiatannya, tetapi di pihak lain perkembangan ini juga menimbulkan dampak khususnya di bidang kearsipan yang perlu segera diantisipasi. Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan sangat lambat jika dikaitkan dengan perkembangan teknologi yang secara langsung ataupun tidak langsung menghasilkan arsip yang cenderung selalu berubah. Untuk itu para pengelola kearsipan hendaknya selalu tanggap dan mengikuti perkembangan tersebut dan sedapat mungkin agar dapat dimanfaatkan untuk kegiatan kearsipan.

Proses perkembangan teknologi akan berjalan terus melaju seakan tak mungkin terkejar, teknologi akan  terus bergerak maju dengan produk-produk yang selalu up to date dengan perubahan generasi dari waktu ke waktu. Maka dampak perubahan itu sedemikan besar, sehingga produk-produk  out of date tak sinkron produk terbaru, karena setiap produk baru dipastikan memiliki spesifikasi yang lain.

Seiring dengan kemajuan teknologi, dunia kearsipan yang selama ini hanya berkutat pada kertas-kertas lusuh dan berbau menyengat. Kini juga tak ketinggalan telah memanfaatka teknologi sebagai alat untuk mengolah, mengakses dan penyebaran serta pelestarian arsip. Arsip-arsip kuno yang memiliki nilai guna informasi sejarah dan mengandung keunikan yang sangat menarik sekarang telah disajikan dan diakses melalui media elektronik. Dengan memungkinkan pengaksesan yang lebih luas,  diharapkan arsip merupakan barang bukti yang sekaligus mampu berbicara tentang fakta dan peristiwa sejarah dan mampu memberikan arti dan manfaat dalam kehidupan manusia. Sehingga arsip-arsip yang dulunya hanya dapat dilihat dan dibaca pada pusat-pusat arsip, kini dapat diakses secara online, dan bahkan layanannya telah mengarah pada sistem layanan otomasi.

   Proses Penciptaan Arsip Elektronik

Proses penciptaan arsip dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu :

1).   Penciptaan secara elektronik atau otomasi.

Penciptaan  secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti camera digital, perekam suara, perekam video dan khususnya komputer.

2).  Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital.

Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses digitalisasi, dimana digitalisasi mempunyai arti secara umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional dengan tujuan untuk melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik.

Proses ini memerlukan beberapa tahapan, yang masing-masing tahap akan memiliki aturan-aturan yang harus dipatuhi, untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan. Selain melalui beberapa tahapan, proses penciptaan arsip elektronik  memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang besar.

Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik melalui beberapa tahapan berikut :

1).  Tahap Pemilihan

Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain : Waktu,. Kegunaan, Informasi dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu pengeloaan arsip. Pemilihan berdasarkan kegunaan, berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa tingkat  penggunaan arsip, sering digunakan apa tidak.  Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan mempertimbangkan isi kandungan informasi  arsip. Dan pemilihan berdasar penyelamatan berarti  pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik arsip, semakain buruk kondisi fisik arsip, semakin cepat untuk diselamatkan.

2). Tahap Pemindaian

Arsip setelah dipilih kemudian tahap berikutnya dilakukan pemindaian arsip, pada prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja, sehingga proses pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan master arsip elektronik.

3).  Tahap Penyesuaian

Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default pemberian mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah satu nama yang umum adalah “scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor urut pemindaian. Nama file tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip. Sehingga perlu dilakukan penyesuaian nama file  dengan mengikuti jenis arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan nomor urut lembar arsip.

4).  Tahap pendaftaran

Setelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan  arsip aslinya, maka baru dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip (DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan, karena salah satu ciri arsip yang baik adalah asli dan autentik  tercapai.

5) Tahap pembuatan berita acara

Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip konvensional  kedalam arsip elektronik. Dalam tahap ini mencantumkan penanggungjawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis perangkat keras yang digunakan detail dan jenis komputer yang digunakan.

 Sistem Penyimpanan dan Temu Balik Arsip Elektronik

Dalam perkembangan pengelolaan arsip, para praktisi kearsipan tentu saja  sangat memahami akan pentingnya sebuah arsip. Bukan hanya dilihat dari bentuk fisiknya saja, melainkan dari sisi informasi yang terkandung dalam arsip tersebut. Hal ini yang memacu para praktisi kearsipan untuk selalu mencari pola pengeloaan yang tepat dan efisien untuk dapat mengelola arsip-arsip tersebut. Pengelolaan arsip bukan hanya terbatas pada keamanan penyimpanan, namun juga mengarah pada manajemen penempatan, sehingga akan mempermudah proses temu kembali arsip apabila suatu saat arsip dibutuhkan oleh pengguna.

Saat ini para praktisi kearsipan telah banyak beralih dari media penyimpanan yang bersifat konvensional berupa fisik (hard copy) kedalam media elektronik (soft copy), hal ini dilakukan karena pertimbangan efisiensi.

Menurut National Archives and Record Administration (NASA) USA, Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya computer yang dapat memprosesnya, oleh karena itu arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai Machine Readable Record.

Proses penyimpanan data secara sederhana adalah data disimpan dengan didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau lebih. Penyimpana file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh sistem operasi. Direktori dapat mempunyai funsi sebagai daftar isi untuk media yang bersangkutan.

Sistem penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dalam berbagai bentuk media penyimpanan, antara lain :

a).  Media Magnetik (magnetic Media)

b). Disk Magnetik (magnetic disk)

c).  Pita magnetik (magnetic tape)

d).  Kaset (cassette)

e).  Media optik ( Optical Media)

Media penyimpanan yang berkapasitas besar seperti hard disk atau disk optic yang memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor-sektor, sehingga dapat dipergunakan untuk aplikasi yang berbeda. Berarti dalam satu media penyimpanan berbagai mecam informasi dapat  diproses sesuai dengan sistem aplikasinya. Pemberian label nama file dalam arsip cukup penting didalam penyimpanan arsip elektronik. Format label nama pada direktori atau nama file dan media penyimpanan sebaiknya diberikan secara standar, jelas dan lengkap, hal ini penting sebagai tanda identitas dari media penyimpanan seperti floppy disk, hard disk  dan sebagainya.

Pemberian nama label yang bersifat eksternal maupun internal secara standar, terpadu dan konsisten akan memudahkan penemuan kembali informasi. Guide indeks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk mengatur sistem pengindekan

   Keuntungan Arsip Elektronik

Dalam penyimpanan arsip secara elektronik akan diperoleh beberapa keuntungan serta efisiensi, bila dibandingkan dengan sistem penyimpanan arsip secara konvensional. Adapun keuntungan dari penyimpanan arsip elektronik adalah[5] :

1.    Penghematan investasi berupa ruang kearsipan

Sebagaimana kita ketahui bersama, semakin berkembangnya sebuah arsip, maka akan memerlukan rauang penyimpanan yang semakin besar juga. Hal ini dapat diatasi atau diefisienkan dengan cara sistem penyimpanan arsip dengan pengalihan media arsip konvensional  kedalam media arsip elektronik.

2.    Penghematan investasi berupa kertas, tinta cetak (printer & fotocopy)

Keunggulan utama dari sistem berbasis elektronik adalah penyebarannya yang bersifat elektronik, tidak lagi memerlukan kertas dan tinta, dan cukup dengan mengkopi pada disk atau media lainnya, walaupun pada saat tertentu kertas tetap masih dibutuhkan.

3.    Efisiensi waktu akses

Seperti telah kita ketahui bersama, metode pengarsipan konvesional akan sangat sulit menemukan sebuah arsip yang terdapat dalam ruang kearsipan, hal ini diperngaruhi oleh sistem penempatan yang berpindah-pindah, arsip sering dipinjam, dan biasanya tidak dikembalikan pada tempatnya, serta penyimpanan yang tidak terstruktur, berbeda dengan arsip elektronik, sistem penyimpanan yang terstruktur memudahkan temu kembali arsip semudah menginput kode arsip, sama halnya apabila kita melakukan pencarian sebuah dokumen di komputer.

4.    Pengematan SDM

Dalam sistem arsip konvensional tentunya banyak melibatkan petugas kearsipan untuk mengelola dan melayani kebutuhan arsip, dan hal ini belum menjamin kecepatan dan ketepatan dalam sistem pencarian arsip. Berbeda dengan arsip elektronik, tentu saja dapat dilakukan penekanan kebutuhan SDM, selain itu sistem temu kembali informasi tidak harus melibatkan SDM yang banyak, namun akses informasi  dapat dilakukan dengan cepat.

5.    Memperkecil kemungkinan kehancuran data

Dengan arsip elektronik kita akan mudah melakukan Back-up data, sehingga kita akan mempunyai cadangan terhadap arsip-arsip penting yang dimiliki. Hal ini untuk mencegah kehancuran arsip yang disebabkan oleh bencana seperti banjir dan kebakaran.

Kelemahannya :
1. Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan,
memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara;
2. Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan
maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain;
3. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu,
misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen
kerena tidak sengaja.

Kesimpulan 

Informasi yang terdapat dalam arsip elektronik dapat dengan mudah untuk diubah, dihapus dan dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan. Selain itu usia atau daya tahan fisik arsip eletronik sangat terbatas, apabila semakin sering digunakan arsip elektronik akan semakin cepat mengalami kerusakan. Dan untuk pemeliharaan fisik arsip elektronik juga memerlukan cara penyimpanan yang baik.

Disamping ada beberapa kesulitan dalam pengelolaan arsip elektronik, juga terdapat beberapa keunggulan yang dapat diperoleh dari pengelolaan arsip secara elektronik yang antara lain : menghemat space, kapasitas simpan besar, akses informasi lebih cepat, menghemat SDM dan memperkecil kehancuran data.

  

 Bahan Bacaan

Sulistyo Basuki (2008). Manajemen Arsip dinamis : Pengantar memahami dan mengelola informasi dan dokumen. Jakarta : Gramedia

Muhammad Rosyid Budiman (2009). Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik. Yogyakarta : Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah.

Monika Nur Lastiyani (2008) Manajemen Arsip Elektronik. www.bacaanonline.com/manajemen-arsip-elektronik-monika-nur-lastiyani, diunduh pada tanggal 27 April 2011

Surya Pradana (2009) Keunggulan Pengelolaan Arsip Elektronik. http://surya-pradhana.blogspot.com/2009/06/keunggulan-kearsipan-elektronik.html diunduh pada tanggal :28April 2011

Syihabuddin Qalyubi dkk (2003) Dasar-dasar ilmu perpustakaan dan informasi. Yogyakarta : IAIN Sunan Kalijaga

http://daryono.staff.uns.ac.id/2011/12/22/pengelolaan-arsip-berbasis-elektronik/

https://dian4nggraeni.wordpress.com/2013/01/04/pengertian-arsip-elektronik/